Det samme journalsystemet kan oppleves som en god hjelper av én faggruppe og som en daglig kamp av en annen. Forskjellen forteller noe viktig om hvordan dokumentasjonsverktøy bør bygges.

Tenk deg to kolleger som bruker nøyaktig det samme journalsystemet. Den ene synes det fungerer greit – det støtter arbeidsflyten, og dokumentasjonen går unna. Den andre opplever det som en kilde til daglig friksjon, der hvert notat krever for mange klikk og for mye tilpasning til et oppsett som ikke passer arbeidsmåten. Samme verktøy, helt ulik opplevelse.

Dette er ikke et tenkt scenario. Helsedirektoratets årlige helsepersonellundersøkelse viser at tilfredsheten med elektroniske pasientjournalsystemer varierer betydelig – ikke bare mellom regioner, men mellom faggrupper som bruker det samme systemet. Forskjellen er lærerik, og den peker mot et poeng som er lett å overse i debatten om kunstig intelligens i helsevesenet: et dokumentasjonsverktøy er aldri bare teknologi. Det er teknologi møtt av en bestemt profesjons arbeidsflyt, fagspråk og hverdag – og det er i det møtet det avgjøres om verktøyet oppleves som hjelp eller byrde.

Når tallene viser et sprik mellom faggrupper

Helsedirektoratets undersøkelse om digitalisering i helse- og omsorgstjenesten kartlegger hvordan helsepersonell opplever sine EPJ-systemer. Et av de tydeligste funnene er at tilfredsheten ikke fordeler seg jevnt. Helsepersonell i enkelte regioner er langt oftere misfornøyd enn gjennomsnittet, og innenfor samme system rapporterer ulike faggrupper ulik grad av tilfredshet. Leger og sykepleiere som bruker det samme systemet, kan vurdere det forskjellig.

Det er viktig å lese et slikt sprik riktig. Det betyr ikke at den ene faggruppen «tar feil» eller er vanskeligere å gjøre fornøyd enn den andre. Det betyr at de gjør forskjellige ting. En lege og en sykepleier dokumenterer ulike deler av et pasientforløp, har ulike behov for struktur, og bruker systemet på ulike tidspunkt i en travel dag. Et oppsett som passer den enes oppgaver godt, kan passe den andres dårligere – uten at noe er «feil» med selve systemet.

Vi tar ikke her stilling i diskusjonen om enkeltsystemer eller hvordan de bør forvaltes. Det er en sak for dem som har ansvaret. Det vi er ute etter, er den generelle lærdommen: brukervennlighet er ikke en egenskap ved systemet alene, men ved hvor godt det møter den enkelte profesjonens arbeidsflyt.

Hvorfor «ett system for alle» er vanskelig

Et stort journalsystem skal dekke hele bredden av helsetjenesten samtidig: leger, sykepleiere, terapeuter, merkantilt personale, ulike avdelinger og spesialiteter. Det er en formidabel oppgave, og det er fullt forståelig at et system som skal favne alt, ikke kan være optimalt tilpasset hver enkelt rolle. Jo flere grupper et verktøy skal tjene, jo flere kompromisser må det inngå.

Konsekvensen er kjent fra mange kliniske hverdager: notatet krever felter som ikke er relevante for nettopp din konsultasjon, strukturen følger en logikk som passer en annen faggruppe bedre, og tiden som skulle gått til pasienten, går til navigering. Vi har tidligere skrevet om hva som skjer når journalføringen forskyves og hoper seg opp gjennom arbeidsdagen – og mye av den forskyvningen handler nettopp om at verktøyet ikke flyter med arbeidsmåten.

Dette er ikke et argument mot felles systemer. Felles infrastruktur har åpenbare fordeler for samhandling, pasientsikkerhet og deling av informasjon. Poenget er at jo mer ansvaret for selve dokumentasjonen kan tilpasses den enkelte profesjonen, jo mindre friksjon oppstår – og jo mer av systemets fordeler kommer faktisk til nytte.

Lærdommen for KI: tilpasning, ikke standardisering

Her ligger den egentlige innsikten for hvordan kunstig intelligens bør tas inn i dokumentasjonen. Hvis et KI-verktøy bygges som «ett oppsett for alle», risikerer det å gjenta nøyaktig den samme svakheten som plager de store systemene: det passer noen godt og andre dårlig.

Et verktøy som Medivox er bygget på motsatt prinsipp. I stedet for én fast struktur som alle må tilpasse seg, bygger du dine egne maler tilpasset din profesjon og arbeidsmåte. En psykiater dokumenterer ikke som en sykepleier i hjemmetjenesten, og en fastlege ikke som en fysioterapeut. Når malen er laget for ditt fag, blir terskelen lav og friksjonen liten. Verktøyet lytter til konsultasjonen og leverer et strukturert utkast, men du eier journalen og gjør den endelige vurderingen. Personopplysninger pseudonymiseres før dataene behandles videre, og all databehandling skjer på norske datasentre.

Dette er også grunnen til at tale-til-tekst kan oppleves så ulikt fra de store systemene. Det legger seg ikke som et nytt lag oppå en arbeidsflyt som allerede skurrer – det tar utgangspunkt i det du faktisk sier i konsultasjonen, og former det inn i en mal du selv har bestemt. Vi har sett hvordan dette spiller ut i praksis blant sykepleiere som overtar journalføring i allmennpraksis: når verktøyet møter oppgaven slik den faktisk er, blir dokumentasjonen en mindre byrde.

Brukervennlighet er en faglig sak

Det er lett å tenke på brukervennlighet som et spørsmål om design – pene skjermbilder og logiske menyer. Men i helsevesenet er det noe mer. Når et verktøy ikke passer arbeidsflyten, går det ut over tiden med pasienten, kvaliteten på dokumentasjonen og til slutt arbeidsmiljøet. Vi har tidligere beskrevet hvordan norsk e-helse beveger seg fra pilot til hverdag, og en av de viktigste lærdommene fra den reisen er nettopp at innføring lykkes når verktøyet tilpasses brukeren – ikke omvendt.

Spriket mellom faggrupper i tilfredshet er derfor mer enn statistikk. Det er en påminnelse om at det ikke finnes én universell «god» måte å dokumentere på, fordi det ikke finnes én universell måte å jobbe på i helsevesenet. Den teknologien som lykkes, blir den som lar hver profesjon kjenne seg igjen i verktøyet – og som lar faget, ikke systemet, bestemme hvordan notatet skal se ut.

Vanlige spørsmål

Hvorfor opplever leger og sykepleiere samme journalsystem så ulikt?
Fordi de dokumenterer ulike deler av pasientforløpet, har ulike behov for struktur og bruker systemet på ulike måter. Et oppsett som passer den ene gruppens oppgaver, kan passe den andres dårligere – uten at noe er feil med systemet i seg selv.

Betyr dette at felles journalsystemer er en dårlig idé?
Nei. Felles infrastruktur har store fordeler for samhandling og pasientsikkerhet. Poenget er at selve dokumentasjonen bør kunne tilpasses den enkelte profesjonen, slik at friksjonen blir minst mulig.

Hvordan unngår et KI-verktøy den samme svakheten som store systemer?
Ved å la brukeren bygge egne maler tilpasset sin profesjon, i stedet for å påtvinge én fast struktur. Da møter verktøyet arbeidsflyten i stedet for å bryte med den.

Tar KI-verktøyet over den faglige vurderingen?
Nei. Verktøyet leverer et utkast, men du eier journalen og gjør den endelige vurderingen før noe lagres.

Bruk Medivox gratis – Kom i gang helt gratis

Lurer du på hvordan et dokumentasjonsverktøy kan tilpasses akkurat din faggruppes arbeidsflyt? Ta kontakt med oss – så viser vi deg hvordan du bygger maler for ditt fag.

Kilder: