I bedriftshelsetjenesten produserer du to helt ulike typer dokumentasjon i løpet av samme dag. Det er lett å blande dem – og konsekvensene av å gjøre det ligger på et helt annet sted enn i klinikken.

Om formiddagen er du på en kartlegging i produksjonshallen. Du måler, du observerer, du snakker med verneombudet. Det du skriver etterpå skal inn i virksomhetens systematiske HMS-arbeid, og arbeidsgiver skal lese det.

Om ettermiddagen sitter en av de samme arbeidstakerne på kontoret ditt og forteller om søvnproblemer og en fastlege hun ikke rekker å få time hos. Det du skriver etter den samtalen skal ingen arbeidsgiver se.

Dokumentasjon i bedriftshelsetjenesten går langs to spor som ser like ut fra utsiden og er fundamentalt ulike fra innsiden. Å holde dem fra hverandre er ikke en formalitet – det er selve grunnlaget for at ordningen fungerer.

Rollen loven gir bedriftshelsetjenesten

Arbeidsmiljøloven § 3-3 sier at arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene tilsier det, og at vurderingen skal gjøres som ledd i det systematiske HMS-arbeidet. Bestemmelsen sier videre at bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape et trygt arbeidsmiljø som fremmer god arbeidshelse.

Og så kommer setningen som forklarer hele konstruksjonen: bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål.

Det er en uvanlig posisjon i norsk arbeidsliv. Arbeidsgiver betaler, arbeidsgiver bestiller – og tjenesten skal likevel være faglig uavhengig av begge parter. Dokumentasjonen din er en av de få tingene som gjør den uavhengigheten synlig og etterprøvbar.

Sporet som tilhører virksomheten

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13 beskriver hva arbeidsgiver skal sørge for at BHT gjør. § 13-2 lister åtte oppgaver: løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, forslag om forebyggende tiltak, bistand ved fysiske og organisatoriske endringer, retningslinjer for kjemikalier og utstyr, overvåking av arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjonen, individuell tilrettelegging, informasjon og opplæring – og bistand ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

§ 13-3 er tydeligere på dokumentasjonen. Arbeidsgiver skal, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, utarbeide planer og årsrapporter for BHTs bistand, periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger og målinger som beskriver helsefarlige arbeidsforhold med forslag til tiltak – og rutiner for oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak. Alt dette skal inngå i virksomhetens systematiske HMS-arbeid.

Dette er dokumentasjon på gruppenivå. Den beskriver arbeidsplassen, ikke enkeltpersoner. Den tilhører virksomheten, og den er ment å bli lest av ledelsen, verneombud og – ved tilsyn – Arbeidstilsynet.

Sporet som tilhører pasienten

Så snart du yter helsehjelp til en enkelt arbeidstaker, gjelder helsepersonellovgivningen fullt ut. Health Personnel Act § 39 pålegger den som yter helsehjelp å føre journal, og ansvaret følger den som gjør observasjonen eller behandlingen.

Helsedirektoratet peker samtidig på et skille som er verdt å merke seg: i utgangspunktet er det bare personer som mottar helsehjelp som har journal i helselovgivningens forstand. Personer som er omfattet av en kartlegging, men som ikke får helsehjelp, har ikke pasientjournal hos deg. De kan likevel ha rett til innsyn i dokumenterte opplysninger etter personvernforordningen artikkel 15, og partsinnsyn etter forvaltningslovens regler.

To ulike innsynsregimer, altså, for to ulike dokumenter. Det er en av grunnene til at det er verdt å være presis på hvilket spor et notat hører hjemme i allerede når det skrives.

The Patient Journal Regulations § 8 nevner dessuten to ting som er hverdagen i arbeidsmedisin: opplysninger om sykmeldinger og attester utarbeidet i forbindelse med helsehjelp, og opplysninger om sakkyndige erklæringer. At de skal kunne fremgå av journalen, betyr ikke at innholdet i en sakkyndig vurdering deles med arbeidsgiver – men at det skal være sporbart at den finnes.

We have previously written about hvordan sykmeldingsarbeid stiller egne krav til journalføringen. Mange av de samme avveiningene gjelder her, med et ekstra lag: du har en oppdragsgiver som ikke er pasienten.

The Medivox fits in

Medivox transkriberer tale til tekst og strukturerer den etter maler du bygger selv. For bedriftshelsetjenesten er akkurat den delen relevant på en litt annen måte enn i klinikken: du trenger ikke én mal, du trenger flere som er tydelig ulike.

En mal for arbeidsplasskartlegging ser ikke ut som en mal for individuell konsultasjon. Ved å bygge dem separat, med ulike felter og ulik logikk, blir sporet du er inne i synlig allerede idet du starter dikteringen. Det er en enkel form for forebygging: skillet håndheves av strukturen, ikke av hukommelsen din på slutten av en lang dag.

Diktering er kjernefunksjonen, og den fungerer best rett etter at arbeidet er gjort – i bilen etter en bedriftsbefaring, eller mellom to konsultasjoner.

Alle data pseudonymiseres før de behandles videre, og all databehandling skjer på norske datasentre. Vi har beskrevet hvordan pseudonymiseringen fungerer i praksis for dem som vil se mekanikken. Du eier journalen og gjør den endelige vurderingen – Medivox dokumenterer den, og gjør ingen kliniske eller arbeidsmedisinske vurderinger for deg.

Uavhengigheten må kunne dokumenteres

Det som gjør bedriftshelsetjenesten verdifull for begge parter, er at ingen av dem trenger å lure på hvor lojaliteten ligger. Arbeidsgiver skal kunne stole på at kartleggingen er faglig. Arbeidstakeren skal kunne stole på at det hun sier i konsultasjonen blir der.

Den tilliten hviler på noe ganske praktisk: at de to typene dokumentasjon faktisk er atskilte, at det er lett å se hvilken som er hvilken, og at ingen av dem lekker inn i den andre fordi det var travelt en torsdag ettermiddag.

Hvis noen ba deg vise skillet i dokumentasjonen din i dag – hvor tydelig ville det være?

Frequently Asked Questions

Når må en virksomhet ha bedriftshelsetjeneste? Arbeidsmiljøloven § 3-3 sier at plikten inntrer når risikoforholdene tilsier det, og vurderingen skal gjøres som del av det systematiske HMS-arbeidet. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-1 lister i tillegg næringsgrupper som alltid skal være tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste.

Har bedriftslegen taushetsplikt overfor arbeidsgiver? Helsepersonell i bedriftshelsetjenesten er underlagt helsepersonellovgivningen på vanlig måte. Individuelle helseopplysninger fra en konsultasjon deles ikke med arbeidsgiver uten grunnlag for det.

Er en arbeidsplasskartlegging journalpliktig? Kartlegging på gruppenivå er ikke pasientjournal. Den hører hjemme i virksomhetens systematiske HMS-arbeid etter forskriftens § 13-3. Journalplikten utløses når du yter helsehjelp til en enkelt person.

Har en ansatt rett til innsyn i det BHT har skrevet om arbeidsplassen? Personer uten pasientjournal hos deg kan ha rett til innsyn i dokumenterte opplysninger etter personvernforordningen artikkel 15, og partsinnsyn etter forvaltningsloven. Det er et annet regelsett enn journalinnsyn.

Fungerer tale-til-tekst for arbeidsmedisinsk arbeid? Ja. Du bygger dine egne maler, og for bedriftshelsetjenesten er det praktisk å ha separate maler for kartlegging og for individuell konsultasjon, slik at de to dokumentasjonssporene holdes fra hverandre.

Use Medivox for free – Get started completely free

Jobber du i bedriftshelsetjenesten og vil se hvordan separate maler for kartlegging og konsultasjon kan settes opp? Contact us – vi går gjennom det med deg, uten bindingstid.

Sources: