Du tar imot den første telefonen, registrerer det første symptomet og skriver den første setningen i journalen. Ofte er det du som holder tråden gjennom hele dagen.

En vanlig formiddag på et legekontor er en strøm av korte oppgaver: en pasient ringer med feber og vondt i øret, en annen vil ha svar på en blodprøve, en tredje trenger fornyet resept, og imellom skal du ta blodprøver, sortere henvendelser og legge til rette for legen. Mange av disse oppgavene ender i journalen – og du er ofte den som skriver dem inn.

Som helsesekretær er du autorisert helsepersonell, og mye av det pasientrettede arbeidet ditt skjer på delegasjon fra legen. Det gjør deg til en helt sentral brikke i dokumentasjonen på kontoret. Når journalen er tydelig, går dagen rundt. Når den er hullete, blir det legen – og neste pasient – som merker det.

Mange korte henvendelser, mye som skal journalføres

Regjeringens gjennomgang av allmennlegetjenesten beskriver hvordan grupper som helsesekretær, bioingeniør og sykepleier i dag fungerer som legens medhjelpere og utfører pasientrettet arbeid på delegasjon, etter medhjelperbestemmelsen i helsepersonelloven. I praksis betyr det at du håndterer en stor del av førstelinjen: du sorterer henvendelser, vurderer hva som haster, videreformidler til lege eller sykepleier, og dokumenterer det underveis.

Det er krevende dokumentasjon, nettopp fordi den er oppstykket. En telefonsamtale om et sykt barn skal bli til et kort, presist notat med symptomer, varighet og hva som ble avtalt. Et prøvesvar skal registreres og formidles videre med legens beskjed. Og alt skjer mens neste telefon ringer. Det er lett at nyanser går tapt – ikke fordi du ikke husker, men fordi tiden til å skrive det ned ordentlig aldri helt er der.

Journalen skal holde – også når mange skriver i den

På et legekontor har journalen mange forfattere. Legen skriver konsultasjonsnotatet, sykepleieren dokumenterer sårstell og prøver, og du fører telefonhenvendelser, resepthåndtering og beskjeder. Da blir det ekstra viktig at notatene er lette å forstå for alle som leser dem. Helsepersonelloven krever nettopp at journalen inneholder relevante og nødvendige opplysninger og er lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell, og at det skal fremgå hvem som har ført opplysningene.

For deg handler det om å skrive kort, men fullstendig – slik at legen som leser notatet ditt før neste konsultasjon, får med seg det som teller. Vi har tidligere skrevet om hvordan oppgaver flyttes fra legen til andre yrkesgrupper når sykepleieren blir journalfører i allmennpraksis, og helsesekretæren står i akkurat den samme bevegelsen: mer ansvar for det som havner i journalen, uten at døgnet blir lengre.

Slik kan Medivox være en del av løsningen

Medivox lytter til samtalen og leverer et strukturert utkast til journalnotat. For helsesekretæren passer det godt til nettopp de korte, klare oppgavene: en telefonhenvendelse der du oppsummerer symptomer og avtale, en beskjed fra legen som skal formidles, en registrering som skal føres ryddig. Du snakker det inn, og får et utkast tilbake i stedet for å skrive alt fra bunnen mellom to samtaler.

Fordi du bygger dine egne maler, kan strukturen tilpasses arbeidsflyten på kontoret – for eksempel et fast oppsett for telefonhenvendelser med kontaktårsak, vurdering av hastegrad og hva som ble avtalt. Vi har samlet noen prinsipper for hvordan et godt journalnotat bygges opp som passer godt sammen med en slik mal. Personvernet er ivaretatt: personopplysninger pseudonymiseres før dataene behandles videre, og all databehandling skjer på norske datasentre. Og ansvaret følger de vanlige reglene: arbeidet ditt skjer på delegasjon og under legens kontroll, og du eier og godkjenner det du fører i journalen. Medivox skriver utkastet; vurderingen og den endelige teksten er din.

En rolle som fortjener bedre verktøy

Helsesekretæren er ofte den minst omtalte, men mest allestedsnærværende yrkesgruppen på et legekontor. Du holder logistikken sammen, og du holder journalen i gang gjennom dagen. Likevel er verktøyene sjelden laget for din del av arbeidet – de er bygget for konsultasjonen, ikke for de hundre små henvendelsene rundt den.

Kanskje er det nettopp der teknologien kan gjøre mest nytte: ikke ved å erstatte noe, men ved å ta bort litt av skrivetrykket i en allerede travel dag. Hva ville en litt roligere formiddag betydd for deg – og for pasientene som ringer inn?

Vanlige spørsmål

Fungerer tale-til-tekst for helsesekretærer på legekontor?
Ja. Du kan bygge egne maler for typiske oppgaver som telefonhenvendelser og beskjeder, slik at utkastet følger kontorets struktur og blir raskt å ferdigstille.

Kan jeg bruke Medivox til korte telefonnotater?
Ja. Medivox passer godt til korte, klare henvendelser der du oppsummerer kontaktårsak, vurdering og avtale, og gir deg et ryddig utkast å godkjenne.

Hvordan passer dette med at jeg jobber på delegasjon fra legen?
Medivox endrer ikke ansvarsforholdene. Arbeidet skjer som før på delegasjon og under legens kontroll; verktøyet lager kun et utkast som du redigerer og godkjenner.

Er pasientopplysningene trygge?
Personopplysninger pseudonymiseres før dataene behandles videre, og all databehandling skjer på norske datasentre.

Hvem har ansvaret for innholdet i journalen?
Du fører og godkjenner ditt eget arbeid innenfor rammene av delegeringen. Medivox lager et utkast; du leser gjennom, retter og godkjenner.

Bruk Medivox gratis – Kom i gang helt gratis

Lurer du på hvordan tale-til-tekst kan lette skrivetrykket på et travelt legekontor? Ta kontakt med oss – så viser vi deg hvordan Medivox arbeider sammen med dine maler og din arbeidsform.

Kilder: